Uitje voor personeel in 2025, al in 2024 in de WKR?

Stel u koopt dit jaar theaterkaartjes voor uw personeel. De kaartjes doet u in hun kerstpakket. De voorstelling zelf vindt plaats in 2025. U wilt de kaartjes onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Moet u dat dan in 2024 doen of juist in 2025?

Wat spreekt u af?
Het antwoord op de vraag of u de vrije ruimte van 2024 of 2025 moet gebruiken, is afhankelijk van de afspraken die u met uw personeel maakt over de theaterkaartjes.

Vrije ruimte in 2025
Is het de bedoeling dat het hele bedrijf gezamenlijk de theatervoorstelling in 2025 bezoekt en zijn de kaartjes in feite alleen in 2024 gegeven als een soort van vooraankondiging? Ofwel, kan de werknemer niet zelf beslissen wat hij met het theaterkaartje doet, bijvoorbeeld deze verkopen of aan iemand anders schenken? Dan is het genietingsmoment van het theaterkaartje pas op het moment van de theatervoorstelling, in 2025 dus. U moet het kaartje dan ook onderbrengen in de vrije ruimte van 2025.

Let op!
Dit is ook zo als u in 2024 theaterkaartjes koopt voor een theatervoorstelling in 2025 en deze in eigen beheer houdt. Ook dan vindt het genietingsmoment plaats in 2025 en moet u de vrije ruimte van 2025 daarvoor gebruiken.

Vrije ruimte in 2024
Dit is echter anders als u uw werknemer in 2024 een theaterkaartje geeft voor een theatervoorstelling in 2025 en u uw werknemer de vrije hand geeft. De werknemer mag zelf weten wat hij met het kaartje doet: zelf de voorstelling bezoeken, het kaartje verkopen of schenken aan iemand anders. In dat geval vindt het genietingsmoment al in 2024 plaats, de werknemer kan op dat moment immers over het kaartje beschikken en ermee doen wat hij zelf wil. U gebruikt voor dit kaartje dan de vrije ruimte van 2024.

Let op!
Dit geldt uiteraard niet alleen voor theaterkaartjes, maar ook voor andere zaken waarover een werknemer zelf meteen kan beschikken. Geeft u bijvoorbeeld in 2024 een cadeaubon aan een werknemer, dan vindt op dat moment het genietingsmoment plaats. Het maakt dan niet uit of de werknemer de cadeaubon in 2024, 2025 of zelfs later gebruikt.

Gebruikelijk
Zoals bij alles wat u in de vrije ruimte wil onderbrengen, moet wel voldaan zijn aan de gebruikelijkheidstoets die hiervoor geldt. Dit betekent als u vergoedingen en verstrekkingen onder wil brengen in de vrije ruimte, dit niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Tip!
Tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar gaat de Belastingdienst er in het algemeen van uit dat voldaan is aan de gebruikelijkheidstoets.